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Executive Assistant to Senior Management Group / Assistent:in der oberen Führungsebene (m/w/d)

  • Dole Europe GmbH
  • Hamburg
  • Berufserfahrung
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Vollzeit
  • Publiziert: 10.01.2025
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Über Dole:

Dole Europe GmbH ist eine europäische Tochtergesellschaft von Dole plc, einem der weltweit größten Anbieter von frischem Obst und Gemüse. Dole Europe importiert eine umfangreiche Vielfalt an Produkten von den eigenen Farmen und von unabhängigen Erzeugenden aus der ganzen Welt und bietet dem Einzelhandel innovative Lösungen für Dienstleistungen und Produkte. Die Marke Dole steht weltweit für höchste Produktqualität, Innovation, Forschung und Entwicklung sowie eine nachhaltigere und sozialverträglichere Produktion. Für weitere Informationen besuchen Sie bitte www.dole.com.
 
Über die Rolle:
Wir suchen eine:n gut organisierte:n und zuverlässige:n Assistent:in zur Unterstützung der oberen Führungsebene. Diese Rolle ist ideal für eine Fachkraft mit Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, starken Kommunikationsfähigkeiten und der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu setzen.
 
Auch in unserer Betriebskultur streben wir danach, die individuellen Bedürfnisse unserer Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Daher bieten wir in Absprache flexible Arbeitszeiten und Pausenregelungen an sowie zwei Remote Work-Tage pro Woche.

Was Sie erwartet:

Reisekostenmanagement
  • Koordinierung und Organisation von Inlands- und Auslandsreisen für Führungskräfte, einschließlich Flüge, Unterbringung, Visa und Bodentransport sowie Führen von Reisekalendern
  • Verwaltung der Reisedienstleistenden im Hamburger Büro für optimale Qualität und Kosten
Vorbereitung von Präsentationen und Meetings
  • Planen und Organisieren der Logistik für interne und externe Meetings
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Sitzungsunterlagen auf professionellem Niveau
Kalender und Agenda Management
  • Erledigung von Einladungen und Planung von Veranstaltungen und Terminen
  • Vorbereitung von Tagesordnungen, Erstellung von Protokollen und Verfolgung von Folgemaßnahmen für wichtige Sitzungen
Spezielle Projekte 
  • Unterstützung bei Sonderprojekten, wie z. B. der Organisation von Messen, Konferenzen oder Teamveranstaltungen
  • Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten, um eine erfolgreiche Projektdurchführung zu gewährleisten
Administrative Unterstützung
  • Funktion als zentrale:r Ansprechpartner:in für die Führungskräfte
  • Erledigung administrativer Aufgaben wie Spesenbewilligungen und Aktenverwaltung
  • Wahrung der Vertraulichkeit und diskreter Umgang mit sensiblen Informationen

Was Sie mitbringen sollten:

  • Erfahrung: Mindestens 3 bis 5 Jahre Erfahrung als Assistent:in der Geschäftsleitung, persönliche:r Assistent:in oder in einer ähnlichen Funktion, vorzugsweise in der Zusammenarbeit mit hochrangigen Führungskräften
  • Sprachkenntnisse: Fließend in Deutsch, Englisch mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten, Spanisch von Vorteil
  • Organisatorische Fähigkeiten: Ausgeprägte Fähigkeit zum Multitasking, zur Prioritätensetzung und zur Einhaltung von Fristen
  • Technische Kenntnisse: Kompetenz in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Professionalität: Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und nachgewiesene Fähigkeit, sensible und vertrauliche Informationen mit absoluter Diskretion zu behandeln
  • Flexibilität: Anpassungsfähig und in der Lage, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten
Bevorzugte Fähigkeiten:
  • Vertrautheit mit Reisebuchungssystemen und Kostenmanagement-Tools
  • Frühere Erfahrung in der Unterstützung mehrerer Führungskräfte oder Teams
  • Erfahrung mit der Koordination von Veranstaltungen oder Projekten

Wir möchten Vielfalt und Inklusion unterstützen:

Vielfalt ist ein wesentlicher Teil von Doles Unternehmenskultur. Wir heißen Menschen aus allen Lebensbereichen willkommen, unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Alter, sexueller Orientierung, geschlechtlicher Identität oder körperlichen und geistigen Fähigkeiten. Bei uns zählt, wer Sie sind und was Sie mitbringen – Ihre Einzigartigkeit macht uns stärker.
 
Wenn Sie in einem respektvollen und offenen Umfeld arbeiten möchten, in dem Sie sich entfalten können, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!